Hors-série n° 5 – (01/12/2023)  

sur le passage progressif à la facturation électronique

Suite à nos précédents « Hors-série » sur le passage à la facture électronique, nous vous communiquons ci-après d’autres informations pratiques afin d’anticiper cette échéance.

A noter que la date d’obligation d’émettre des factures électroniques est à nouveau reporter :

• Au 1^er septembre 2026 pour les grandes entreprises et les entreprises de taille intermédiaire,
• Au 1^er septembre 2027 pour les petites et moyennes entreprises.

Dès le 1^er septembre 2026, EDF, ORANGE, SFR…, vous enverront leurs factures au format électronique sur votre compte de réception que vous aurez préalablement créé sur une des plateformes certifiées par l’administration fiscale.

❖ OBJECTIFS DE CETTE REFORME

• Lutte contre la fraude fiscale et plus particulièrement en matière de TVA.
• Détection chez les particuliers d’activités professionnelles occultes non déclarées.
• Pré-remplissage progressif des déclarations de TVA des entreprises comme pour les déclarations d’impôt sur les revenus.
• Meilleure connaissance de la conjoncture économique et de la compétitivité des entreprises.

❖ ENTREPRISES CONCERNEES

• Toute personne physique ou morale assujettie à la TVA mais pas forcément redevable comme les micro-entrepreneurs (art. 265A du CGI) et les personnes morales bénéficiant de la franchise en base.
• Toutefois sont exclues de cette obligation :-
  • les prestataires dans le domaine de la santé, de l’enseignement, de la formation, des opérations immobilières sauf option à la TVA, des associations à but non lucratif et non commercial,
  • les particuliers.

L’obligation de facturation électronique ne s’applique qu’entre deux assujettis à la TVA établis en France.

Dans le cas où l’acheteur est non assujetti, l’entreprise vendeur est dispensée de facturation électronique mais a l’obligation de transmettre ses données de transaction à l’administration fiscale. Le vendeur n’a donc pas d’obligation sur le format et le moyen de transmission de la facture mais il doit déclarer ses transactions (opérations de caisse, factures…)

Une autre obligation concerne la vente de prestations de services imposables selon les encaissements. L’entreprise vendeur devra également transmettre à l’administration fiscale ses données de paiement pour ne pas être redevable à la TVA à l’émission de la facture mais à l’encaissement.

❖ CALENDRIER

1^er septembre 2026

Toutes les entreprises devront être en mesure de réceptionner des factures au format électronique. En revanche, seules les grandes entreprises et les entreprises de taille intermédiaire seront tenues d’émettre des factures au format édicté.

 1^er septembre 2027

Les TPE/PME émettront obligatoirement des factures au format électronique.

Toutefois, elles devront déjà être connectées à une plateforme, depuis le 1^er septembre 2026, pour recevoir leurs factures électroniques.

Sont définies dans la catégorie des TPE/PME, les entreprises :

• ayant un effectif inférieur à 250 salariés,
• réalisant un chiffre d’affaires inférieur à 50 millions d’euros,
• totalisant un bilan inférieur à 43 millions d’euros.

❖ LES FORMATS AUTORISES

3 formats de factures électroniques : structurés, non-structurés et mixtes.

• Le format structuré CII (Cross Industry Invoice)

Il est standardisé et donc directement exploitable par des machines mais est difficilement lisible par l’être humain. Le format EDI entre notamment dans cette catégorie.

• Le format structuré UBL (Universal Business Language)

Comme le précédent format, il est exploitable par les machines mais difficilement lisible à l’œil humain, mais est basé sur le langage XML.

• Le format mixte

Il combine à la fois les avantages des formats structurés et non-structurés. Ils associent des données normalisées, exploitables par une machine, et des données lisibles facilement par un être humain. C’est notamment le cas de la factur-X.

Le format factur-X permet de produire une facture hybride, qui contient à la fois un fichier PDF et des données structurées essentielles au traitement par les plateformes. Ce standard est donc idéal pour les TPE/PME.                           

Hors-série n° 4 – (08/09/2023)    Cliquer ici pour télécharger le pdf

sur le passage progressif à la facturation électronique

Depuis le début de l’année 2023, nous vous informons régulièrement des avancées du chantier de la mise en application de la facture électronique par l’État.

❖ REPORT SUR LA MISE EN PLACE

Dans un communiqué du 28 juillet 2023, la DGFiP annonce le report de l’entrée en vigueur du dispositif initialement prévue à compter du 1er juillet 2024 afin de donner le temps nécessaire à la réussite de cette réforme.

Cette décision a été prise dans le cadre des échanges entre l’administration et les parties prenantes (entreprises, éditeurs de logiciel,…).

La date du report serait définie dans le cadre des travaux d’adoption du projet de loi de finances pour 2024 (PLF 2024).

Le projet de loi sera officiellement présenté en conseil des ministres à la fin de mois de septembre 2023 pour une adoption prévue avant la fin de l’année.

❖ CALENDRIER INITIAL

Pour mémoire, il était initialement prévu :

• En réception, une obligation d’accepter de recevoir des factures électroniques à partir du 1^er juillet 2024 pour l’ensemble des assujettis (précédemment fixée au 1er janvier 2023).
• A l’émission, une obligation progressive, selon la taille des entreprises, d’émettre des factures au travers de l’obligation de e-invoicing et de transmettre les données de transaction (« e-reporting ») :

• au 1^er juillet 2024 pour les grandes entreprises (plus de 5 000 salariés, ou un chiffre d’affaires supérieur à 1,5 milliard d’euros et un bilan supérieur à 2 milliards d’euros) et les groupes TVA (assujettis uniques) ;
• au 1^er  janvier 2025 pour les entreprises de taille intermédiaire (ETI) (entre 250 et 4 999 salariés, et soit un chiffre d’affaires n’excédant pas 1,5 milliard d’euros soit un total de bilan n’excédant pas 2 milliards d’euros) ;
• au 1^er janvier 2026 pour les petites et moyennes entreprises (PME) et les microentreprises (entreprise employant moins de 250 personnes et dont le chiffre d’affaires annuel n’excède pas 50 millions d’euros ou dont le total de bilan n’excède pas 43 millions d’euros) (L. n° 2022-1157, 16 août 2022, art. 26 : V. D.O Actualité 36/2022, n° 5).

❖ STRATEGIE A APPLIQUER

Ce report va permettre d’une part aux éditeurs de logiciels et plateformes de développer leurs solutions plus sereinement, et d’autre part au Cabinet BAUBET de pouvoir tester plus largement les produits offerts afin de vous proposer les solutions les mieux adapter à vos besoins : logiciel de facturation, de caisse, de collecte des flux et factures.

Il est donc judicieux pour vos entreprises d’observer, de nous questionner mais de ne pas succomber aux sollicitations marketing. Rappelons que les plateformes et éditeurs ne seront accrédités par l’Administration que fin 2023.

Hors-série n° 3 – (31/03/2023)

sur le passage progressif à la facturation électronique

PPF, PDP, OD … Qui sont-ils ?

La facturation électronique a son vocabulaire et ses acronymes. PPF, PDP et OD seront sans doute les plus usuels.

Explications sur ces termes désignant les acteurs pivots de la facturation électronique.

Rappelons que le principe de la facturation électronique est de contraindre les entreprises à transmettre leurs factures via une plateforme d’envoi chargée d’extraire et de router les informations vers les serveurs de l’Administration.

En France, le routage des factures se fera via :

→ Les plateformes privées dénommées les PDP (Plateforme de Dématérialisation Partenaire)

ou

→ Le portail public de facturation désigné PPF (Portail Public de Facturation)

Chaque entreprise a le choix d’utiliser l’une ou l’autre solution afin d’adopter la solution la mieux adaptée à ses besoins.

Pour avoir la qualification de PDP, ces organismes devront être immatriculés par l’Etat.

 Attention aux arnaques – A ce jour aucun DPD n’est agréé par l’Etat. Les premières immatriculations devraient intervenir au plus tôt fin juin-début juillet 2023.

Les Opérateurs de Dématérialisation dénommés OD sont des prestataires non immatriculés offrant des services de dématérialisation de factures pouvant intervenir en tant qu’intermédiaire lors de l’émission ou de la réception de factures, sans avoir la possibilité de transmettre les factures entre l’émetteur et le récepteur.

Nous décrirons dans un prochain numéro les différences et obligations des PDP et PPF afin de vous éclairer dans vos choix de plateformes.

Cliquez ici pour télécharger le pdf.

Hors-série n° 2 – (02/2023)

sur le passage progressif à la facturation électronique

Découvrez en vidéo les principes de base de ce changement d’organisation.

Hors-série n° 1 – (18/10/2022)

sur le passage progressif à la facturation électronique

Le Cabinet Baubet vous informera régulièrement et au fil des évolutions réglementaires et techniques des bonnes pratiques à adopter pour le passage de votre entreprise à la réception puis l’émission des factures électroniques.

Le 1er juillet 2024, la réception de la facturation électronique s’imposera à l’ensemble des entreprises quelle que soit leur taille. Toutes devront disposer d’un compte de réception, soit sur la plateforme de l’État (PPF), soit sur une plateforme privée immatriculée (PDP). Ceci afin d’être en mesure de recevoir les factures émises par les grandes entreprises soumises dans le même temps à une obligation d’émission. L’obligation sera étendue aux ETI au 1er janvier 2025, puis aux TPE-PME au 1er janvier 2026. Genèse d’une réforme de fond…

FACTURE

A l’origine, la facture était la conséquence naturelle d’une relation contractuelle. Une forme d’aide-mémoire rappelant les éléments essentiels du contrat, une des parties appelant l’autre à exécuter sa part d’obligation. Même si l’État s’était déjà plus ou moins immiscé dans ce document, c’est l’instauration de la TVA qui l’y fit entrer de plain-pied. Et ceci d’autant mieux qu’elle est aujourd’hui sa principale ressource fiscale (156 Md€ en 2021). La facture lui permet dès lors d’exercer une surveillance vitale pour les finances publiques. Pourtant, jusqu’alors, les modalités de facturation ne lui permettaient pas d’exercer ce contrôle avec la meilleure efficacité. En effet, le système actuel se traduit par une décorrélation dans le temps entre les informations collectées (au mieux mensuellement, voire annuellement) et la réalité des opérations effectuées, qui plus est vérifiable seulement à partir d’un contrôle fiscal. Or, les moyens numériques aujourd’hui disponibles permettraient un contrôle en quasi-temps réel. Si l’on considère, en outre, que les fraudes à la TVA représentent un manque à gagner évalué à près de 12,8 milliards d’euros… il n’en fallait pas moins pour pousser l’État à franchir le Rubicon.

NI LE PREMIER… NI LE DERNIER !

Réduire l’écart dans la collecte de TVA est évidemment un objectif que partagent nombre d’États à travers la planète. Et ils sont plusieurs à avoir déjà opté pour un système de transmission numérique des données de transaction. Schématiquement, deux options sont possibles. La première laisse libres les entreprises de la forme et de la transmission de leurs factures vers leurs clients, tout en leur imposant de communiquer par voie électronique à l’administration fiscale les informations (e-reporting) concernant les transactions domestiques interentreprises (B2B), internationales et avec les consommateurs (B2C). Une option prise par le Portugal depuis 2013 et l’Espagne depuis 2017. La seconde option consiste à organiser un système de facturation électronique complet, c’est-à-dire alliant la définition d’un format et d’un processus de facturation entre opérateurs économiques à la nécessité de transmettre les informations de facturation à l’administration. Le tout sous l’égide de plateformes dédiées. Cette option ne pouvant s’imposer aux entreprises de pays tiers et aux particuliers, elle est complétée d’un e-reporting pour ce type de transaction. C’est le choix opéré par l’Italie dès janvier 2019 pour les transactions domestiques interentreprises, suivie par la Grèce en novembre 2021. Hors l’union européenne, nombreux sont les États à avoir mis en place des obligations de transmission des données de facturation à l’administration reposant sur la facturation électronique et le e-reporting : Mexique, Chili, Costa Rica, Argentine, Uruguay, Turquie, etc…

LE CHOIX FRANÇAIS

Décidée, la France avait donc le choix entre un e-reporting seul et un système complet de facturation électronique. C’est pour ce dernier qu’elle a opté, et ce, pour plusieurs raisons. Tout d’abord, choisir un système basé uniquement sur le e-reporting aurait fait peser sur les entreprises une contrainte sans autre contrepartie que le bénéfice – pour les plus vertueuses – d’une concurrence plus loyale. Ensuite, le système de facturation électronique, en uniformisant les formats et les voies de transmission, permettra, certes au prix d’un investissement initial, des gains de productivité certains. Par ailleurs, ce système devrait permettre à terme de bénéficier de déclarations de TVA préremplies. Enfin, un meilleur acheminement des factures allié à des moyens de paiement plus modernes devrait jouer de manière positive sur les délais de paiement.

DE LA FACTURE ÉLECTRONIQUE… À LA FACTURATION ÉLECTRONIQUE

La notion de facture électronique n’est pas inconnue du Code général des impôts : l’article 289-VII s’est attelé à en définir ses modalités et ses effets, notamment au regard de la fameuse piste d’audit fiable. Foin du passé. Le nouveau régime sera bientôt celui de la « facturation électronique ». Au 1er janvier 2026, pour les entreprises dans le champ de l’obligation, plus aucune facture ne pourra être « papier », JPEG ou encore PDF simple. Elles seront nécessairement numériques et à l’un des formats obligatoires : Factur-X, UBL ou CII. En somme, des formats structurés et compréhensibles directement de machine à machine sans qu’il soit nécessaire de passer par une laborieuse reconnaissance de caractères (LAD/OCR). C’est également l’acheminement de la facture qui est ici régenté et sécurisé. Pour être valable, une facture devra transiter via une plateforme reconnue par l’administration, de compte émetteur à compte récepteur. Là encore, l’État avait le choix : opter pour une seule plateforme, publique et gratuite (schéma dit en « V »), ou pour plusieurs plateformes, l’une publique et les autres privées et immatriculées (schéma dit en « Y »). C’est cette dernière option qui a été retenue, et ce, pour deux raisons principales. A la fois pour diluer le risque de défaillance d’une plateforme, Mais également pour permettre à des métiers spécifiques de disposer d’un acteur métier mieux à même de répondre à leur contexte. C’est ainsi que le gouvernement cite « Jefacture.com » dans son rapport au Parlement. Dédiée aux processus de production des cabinets et à leurs clients TPE et PME, la plateforme sera à même de s’interfacer aux outils de production des cabinets afin de faciliter la vie de tous.

Cliquez ici pour retrouver l’article complet.

 

Où EN SOMMES-NOUS AVEC LA FACTURE ELECTRONIQUE ?

LE CONTEXTE & LES OBJECTIFS VISES

La loi Macron n°2015-900 du 6 août 2015 a rendu obligatoire le recours à la facture électronique avec une mise en œuvre progressive de 2017 à 2020, d’abord pour le secteur public, puis pour les entreprises du secteur privé oeuvrant avec une Administration (B to G). Au 1er janvier 2020, toutes les entreprises privées qui travaillent pour et facturent à une Administration, une Collectivité locale ou une entreprise public ont l’obligation d’émettre leur facture au format électronique quelque soit leur taille, quelque soit le montant ou le volume de facturation.

L‘article 56 du projet de la Loi de Finances 2020 étend cette obligation à toutes les entreprises du secteur privé (B to B) à l’horizon 2023-2025. Cela signifie que toutes les entreprises, quelles soient publics ou privées, devront émettre à l’attention de leurs clients, qu’ils soient publics ou privés, une facture au format électronique.

Nos voisins européens tel que le Portugal et l’Italie ont déjà franchi le cap depuis janvier 2019 pour cette dernière.

L’argumentaire développé par les Pouvoirs Publics s’axe autour :

• d’une numérisation du paysage économique
• de gains de temps dans la production, l’acheminement, l’acquisition et le traitement des factures
• d’une économie de coût par rapport à la facture papier, tant pour l’émetteur que le destinataire
• de la réduction des délais de paiement

Le passage et la généralisation de la facturation électronique s’inscrit également pour l’Administration Fiscale dans sa volonté :

• de lutte contre la fraude à la TVA
• de digitalisation et d’automatisation des contrôles fiscaux
• et plus généralement de lutte contre la fraude fiscale et les activités occultes

UNE FACTURE ELECTRONIQUE, C’EST QUOI ?

La facture électronique, ce n’est pas une facture papier qui aurait été numérisée et sauvegardée sous un format image (.tiff, .gif, .bmp …) ou un format document (.pdf, .doc, …).

A ce jour, il existe deux grands types de factures électroniques :

1. 1. sous forme de fichier informatique composé d’une chaine de caractères, appelée métadonnées, comprenant notamment les coordonnées de l’émetteur et du destinataire, les montants, quantités, sommes, descriptifs … Ce fichier scellé (signature électronique, blockchain …) est transmis en mode EDI, généré par un API ou déposé sur une plateforme. Il n’est pas directement lisible par un utilisateur.
   2. sous forme hybride appelé Factur-X comprenant un PDF et les métadonnées au format XML. Ce format a le double avantage de pouvoir être lisible par tous même si le destinataire n’est pas encore soumis à l’obligation et de répondre aux règles de scellement et d’intangibilité.

Deux plateformes oeuvrent en ce sens à l’heure actuelle : Chorus et Chorus-Pro https://chorus-pro.gouv.fr/ ; Jefacture.com https://jesignexpert.com/index.php/jedeclare-com-jefacture-com/

CONCRETEMENT, COMMENT METTRE EN OEUVRE LA FACTURE ELECTRONIQUE DANS VOTRE ENTREPRISE ?

La facture électronique doit répondre à 3+1 critères édictés dans les articles 289 V et VII du Code Général des Impôts relatifs à la Piste d’Audit Fiable (PAF) https://www.legifrance.gouv.fr/affichCodeArticle.do?idArticle=LEGIARTI000018036005&cidTexte=LEGITEXT000006069577 :

1. Assurer l’authenticité de l’origine (l’identité de l’émetteur doit être garantie)
2. Assurer l’intégrité du contenu (la facture ne peut pas être modifiée)
3. Assurer la lisibilité des factures (lisible sans difficulté par l’utilisateur et l’Administration)
4. Garantir la conservation ou l’archivage sur une période définie (il ne s’agit pas d’une simple sauvegarde mais de l’utilisation soit d’un coffre fort numérique si la durée est inférieure à 6 ans, soit du recours à un tiers-archiveur en cas de durée supérieure)

En fonction de vos besoins et de votre niveau de digitalisation de votre entreprise, plusieurs solutions s’offrent à vous :

1ère solution : La facture papier numérisée

Il ne s’agit pas à proprement parlé d’une facture électronique mais d’une facture papier numérisée au format PDF non sécurisé.

Dans ce cas, vous devez garantir la Piste d’Audit Fiable conformément aux règles des articles 289 V et VII du CGI par la mise en place d’un chainage de la prise de commande, de l’établissement du devis, de l’exécution de la commande, à sa facturation, son règlement et sa conservation.

L’Administration fiscale devient de plus en plus attentive au respect de cette procédure si votre entreprise se trouve dans ce cas de figure.

Cette solution parait évidemment transitoire dans l’attente d’évoluer vers les autres solutions ci-contre.

2ème solution : La facture numérique

Il s’agit là d’un facture générée par votre logiciel de gestion au format PDF/A. Ce fichier PDF, au contraire de la 1ère solution, possède dans sa structure une signature électronique, un horodatage et est électroniquement archivé.

Vous devez donc acquérir une signature électronique et/ou une clé de scellement qui vous est propre auprès d’un prestataire agréé.

3ème solution : la facture EDI 

Dans ce cas, votre solution de facturation génère un fichier normalisé EDI (format EDIFACT ou XML). Ce fichier n’est pas directement lisible par l’utilisateur mais il répond aux pré-requis du CGI et est/sera intégrable par les logiciels de gestion de votre destinataire et l’Administration.

Là encore, vous devrez être en possession de votre propre signature électronique et/ou clé de scellement.

4ème solution : la norme Factur-X

Comme expliqué en préambule, cette facture mixe un fichier PDF/A3 lisible directement par l’utilisateur et un fichier de métadonnées XML associé. Cette norme, instaurée par la France et l’Allemagne, répond évidemment aux conditions du CGI et à la norme européenne EN 16931 qui devrait être appelée à se généraliser à d’autres états.

Afin de générer cette Factur-X, votre solution logiciel doit/devra donc :

• être en mesure de produire le fichier à la norme en vigueur,
• intégrer un outil de scellement ou de signature,
• permettre la transmission sécurisée directement vers le destinataire,
• garantir la conservation ou l’archivage.

Le recours aux services d’une plateforme constitue une autre solution pour répondre à l’échéance de 2023-2025.

DANS TOUS LES CAS, FAITES APPEL A VOTRE EXPERT-COMPTABLE

La méthodologie du Cabinet Baubet va consister à définir vos besoins et vos impératifs de délai, évaluer où vous en êtes dans votre processus de transition numérique afin de vous accompagner dans votre démarche de dématérialisation de votre facturation et plus globalement de votre fonction administrative.

A l’issu de cet état des lieux, nous vous proposerons

• un choix de solutions techniques
• une organisation de votre fonction administrative digitalisée